La méthode GTD (Getting Things Done)

↑ Petites méthodes de productivité du manager

Getting Things Done, ou GTD, est une méthode d’organisation créée par David Allen. Son principe : sortir toutes ses tâches de sa tête pour les confier à un système fiable, puis choisir ce que l’on fait au bon moment.

Tiroirs en bois étiquetés d'un ancien fichier de bibliothèque

les cinq étapes

Cinq étapes, un seul réflexe

David Allen publie la méthode en 2001 et la révise en 2015. La seconde édition nomme les étapes : capturer, clarifier, organiser, réfléchir, s’engager. La première parlait de collecter, traiter, organiser, planifier et faire.

Étape Le geste La question à se poser
Capturer Tout noter dans un seul endroit Qu’est-ce qui me trotte dans la tête ?
Clarifier Décider de la nature de chaque élément et de sa prochaine action Quelle est la prochaine action concrète ?
Organiser Ranger par projet, par contexte, ou en attente de quelqu’un Où cela doit-il vivre ?
Réfléchir Faire une revue hebdomadaire Qu’est-ce qui est en retard, bloqué, oublié ?
S’engager Choisir selon le contexte, le temps, l’énergie et la priorité Que dois-je faire maintenant ?

pour un manager

Pourquoi GTD parle aux managers

Un manager porte beaucoup d’engagements envers les autres : une réponse promise, une décision attendue, un retour à donner. Si tout reste en mémoire, tout pèse, et rien n’est jamais vraiment lâché.

GTD apporte surtout deux gestes utiles. D’abord, la liste « en attente », qui recense ce que l’on a délégué ou demandé. Ensuite, la revue hebdomadaire, qui remet de l’ordre avant que le désordre ne devienne une urgence.

version allégée

La version minimale, en trois gestes

  1. Une seule boîte de capture : un carnet, une note ou les tâches de votre messagerie.
  2. Deux listes : « prochaines actions » et « en attente ».
  3. Une revue de vingt minutes, chaque vendredi, pour trier les deux listes.

Cette version suffit pour commencer. Ajoutez le reste, projets, contextes, horizons, seulement si vous constatez que vous le tenez.

Un mot sur les preuves : le soutien à GTD est surtout théorique et issu de témoignages. Une analyse de 2008 (Heylighen et Vidal) rapproche pourtant ses principes de travaux de psychologie cognitive. Testez donc quelques semaines et jugez sur votre propre expérience.

pièges

Quand GTD devient un travail en soi

Le piège classique est de passer plus de temps à organiser le système qu’à agir. Un outil simple suffit : celui que vous ouvrirez réellement le lundi matin.

Si le système tient mais que vous restez débordé, le sujet est ailleurs. Vous pouvez alors évaluer le coût d’un accompagnement en 5 minutes grâce à notre simulateur.

questions fréquentes

Questions fréquentes

Faut-il appliquer tout le système GTD pour en tirer parti ?
Non. Une boîte de capture, une liste de prochaines actions, une liste « en attente » et une revue hebdomadaire donnent l’essentiel. Ajoutez le reste seulement si vous le tenez dans la durée.
GTD ou matrice d’Eisenhower : que choisir ?
Ils répondent à des questions différentes. La matrice classe selon l’urgence et l’importance ; GTD organise le flux des engagements. Beaucoup de managers utilisent GTD pour tout retenir et la matrice, chaque lundi, pour choisir. Voir La matrice d’Eisenhower et de Covey pour le manager.
Quel outil numérique pour mettre en place GTD ?
Celui que vous ouvrez déjà : un carnet, les tâches de votre messagerie ou une application simple. La méthode ne dépend pas de l’outil. Évitez d’en changer pendant les premiers mois, le temps d’installer la revue hebdomadaire.

Votre système est en place, mais la surcharge reste ?

Cadrer mon besoin avec un coachLe rapport au temps du manager