↑ Temps et priorités du manager
La matrice d’Eisenhower classe vos tâches selon deux critères : l’urgence et l’importance. Elle donne quatre réponses : faire, planifier, déléguer ou abandonner. Pour un manager, son intérêt tient surtout à une case, celle de l’important non urgent, que les sollicitations des autres grignotent en premier.
Cette fiche la lit du côté de celui qui a une équipe, un supérieur et un agenda partagé. Elle intègre la variante de Stephen Covey et propose une méthode pour trier sa semaine en vingt minutes.
amélioration · individuel
Organisation personnelle
Pour le manager qui veut reprendre la main sur son agenda.
le constat
Quand tout arrive en même temps
Un manager ne choisit pas la plupart de ses urgences. Elles arrivent par la messagerie, par la porte du bureau ou par un message de sa hiérarchie. Ainsi, la journée se remplit de réponses, et les sujets qui comptent vraiment attendent un créneau qui ne vient pas.
Ce phénomène a un coût discret. Le travail de fond, comme préparer un entretien ou clarifier une priorité d’équipe, ne sonne jamais. Pourtant, c’est lui qui évite les urgences de demain. Autrement dit, un agenda saturé par les urgences en fabrique de nouvelles.
La matrice sert à rendre cette mécanique visible. Elle ne crée pas de temps. En revanche, elle montre à quoi votre temps est déjà promis.
ce qui change
Les quatre cases, lues par un manager
Deux questions suffisent pour classer une tâche. Est-elle urgente, c’est-à-dire exige-t-elle une réaction immédiate ? Est-elle importante, c’est-à-dire sert-elle vos objectifs ou ceux de votre équipe ? Le croisement des deux réponses donne quatre cases.
| Urgent | Pas urgent | |
|---|---|---|
| Important | À faire maintenant Incident client, échéance imminente, décision qui ne peut pas attendre. | À planifier Entretiens individuels, clarification des priorités, développement d’un collaborateur, temps de réflexion. |
| Pas important | À déléguer ou à cadrer Demandes ponctuelles des autres, certains courriels, réunions où votre présence n’apporte rien. | À abandonner Consultation machinale, tâches sans destinataire, dispersion. |
Pour un manager, la case des tâches importantes mais non urgentes est la plus décisive. Elle contient justement ce qui relève de votre rôle : faire grandir l’équipe, anticiper, décider sereinement. En revanche, c’est aussi la première sacrifiée.
pour aller plus loin dans cette fiche
Quand la première case déborde, la fiche Prioriser quand tout est urgent prend le relais : comment arbitrer avec sa hiérarchie, et quoi dire quand les priorités se contredisent.
l’origine
Matrice d’Eisenhower ou matrice de Covey : y a-t-il une différence ?
La différence tient surtout au nom. En 1954, Dwight D. Eisenhower rapporte devant l’assemblée du Conseil œcuménique des Églises, à Evanston, une formule qu’il tient d’un président d’université. Elle oppose les problèmes urgents aux problèmes importants, et constate qu’ils coïncident rarement. Il n’a, pour autant, jamais dessiné de grille.
Le tableau à quatre cases est venu plus tard. Stephen Covey l’a popularisé dans son livre de 1989, Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, sous le nom de matrice de gestion du temps. Il numérote les cases de I à IV et recommande d’investir dans la deuxième, l’important non urgent.
Concrètement, les deux outils se superposent. Eisenhower insiste sur l’action associée à chaque case, tandis que Covey insiste sur la case à développer. Une seule fiche suffit donc : vous pouvez utiliser les actions de l’un et l’intention de l’autre.
Votre agenda reste saturé malgré la grille ? Évaluez en cinq minutes ce que coûterait un accompagnement.
en pratique
Trier sa semaine en vingt minutes
Un créneau fixe, par exemple le lundi matin, suffit. Voici la séquence.
- Listez tout ce qui vous attend : tâches, demandes, sujets en suspens. Écrivez d’abord, triez ensuite.
- Posez deux questions à chaque ligne : qui attend quelque chose de moi, et pour quand ? En quoi cela sert-il nos objectifs ?
- Placez chaque ligne dans sa case, sans négocier avec vous-même.
- Traitez d’abord la case « à faire maintenant ». Ensuite, bloquez dans l’agenda, avec une date, au moins un créneau pour une tâche importante non urgente.
- Pour chaque tâche urgente mais peu importante, nommez une personne à qui déléguer ou une réponse cadrée.
Refaites l’exercice chaque semaine. Cependant, ne cherchez pas la grille parfaite : une grille imparfaite utilisée tous les lundis vaut mieux qu’une grille soignée utilisée une seule fois.
points de vigilance
Trois pièges propres aux managers
Premier piège : tenir pour importante toute demande de la hiérarchie. Une demande urgente de votre supérieur n’est pas forcément importante pour vos objectifs. Dans ce cas, mieux vaut la discuter que l’exécuter en silence.
Deuxième piège : porter l’urgence des autres. Un collaborateur pressé n’a pas une urgence que vous devez prendre à votre charge. Souvent, la bonne réponse est un cadrage ou une délégation.
Troisième piège : ne jamais planifier la case de fond. Sans créneau daté, une tâche importante non urgente reste une intention. Ainsi, l’agenda se remplit d’abord de ce qui crie le plus fort.
quand l’outil ne suffit plus
Quand la grille ne suffit pas
Parfois, la matrice révèle un problème qu’elle ne résout pas. Si tout se place dans la première case semaine après semaine, la question dépasse l’organisation personnelle. Elle touche alors à la charge de travail, à la répartition des rôles ou à la difficulté à dire non.
Dans ce cas, un travail sur la posture est plus utile qu’une grille supplémentaire. C’est le type de situation que METAS Coaching accompagne auprès des managers. Pour le cas où la fatigue s’installe, voir Coaching épuisement manager : agir avant le burnout et les RPS. Pour prolonger cette fiche sur le fond, la page Le rapport au temps du manager traite de ce qui rend les priorités difficiles à tenir.
questions fréquentes
Questions fréquentes
Votre semaine ne se trie pas, même avec une grille ?